De verboden vraag voor de werkgever

Een werknemer meldt zich ziek. Jij wil graag weten wat er aan de hand is. Maar… stel je die ene vraag te veel, dan ben je zó een privacyregel over de grens. En nee, zelfs als de werknemer uit zichzelf vertelt wat er aan de hand is, mag jij daar niks mee.

Welkom in de wereld van de privacyregels bij ziekte, vol valkuilen, verboden vragen en frustratie bij goedbedoelende werkgevers. Maar wat mag je wel en wat mag je niet vragen? We nemen je mee.

Mag je vragen wat iemand heeft?

Nee. Wat je werknemer heeft, waarom hij of zij ziek is of wat de dokter heeft gezegd, mag je niet vragen. Zelfs niet als ze het vrijwillig vertellen. Waarom? Omdat het gaat om bijzondere persoonsgegevens, en daar mag jij als werkgever niet aankomen.

De privacyregels AVG zijn hier helder: alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag met medische informatie werken.

Maar wat mag dan wél?

Gelukkig zijn er dingen die je wél mag vragen of vastleggen:

• Het telefoonnummer waarop je werknemer bereikbaar is
• Het (verpleeg)adres waar iemand verblijft
• Hoe lang de ziekte ongeveer gaat duren
• Of lopende afspraken moeten worden overgedragen
• Of het door een arbeidsongeval komt
• Of er sprake is van een verkeersongeval met schadevergoeding mogelijk
• Of de werknemer onder een Ziektewet-vangnetregeling valt (zonder details)

Zelfs als de werknemer zou zeggen “Ik heb corona én een dubbele hernia!”  Dan mag je dat al niet noteren, delen of meenemen in beslissingen. Ook niet als ze toestemming geven. Want die toestemming is juridisch ‘niet vrij’ als het van werknemer naar werkgever komt.

Mag je mailtjes checken?

Ja, maar met beleid. Als je werknemer ziek thuis is en de overdracht incompleet, mag je de zakelijke mailbox bekijken voor het werk. Maar zie je een mailtje privé onderwerpen? Dan mag je dat dus niet openen.

Twijfel je of iets privé is? Open de mailtjes dan niet!

Laat je medewerkers vooraf weten dat je hun zakelijke e-mail kunt openen bij ziekte, dat voorkomt ongemakkelijke gesprekken.

Ziektewet & vangnetregelingen, moet de werknemer dat delen?

Meestal niet. Een vangnetregeling zegt vaak iets over iemands ziekte. En dat is, privacygevoelig.

Uitzondering: de no-riskpolis en de Compensatieregeling oudere werknemers. Daar móet de werknemer het wél zeggen, maar pas als die langer dan 2 maanden in dienst is.

Wat vertel je collega’s?

Heel simpel: wat de zieke werknemer wil dat je vertelt. Niet meer, niet minder.

Je mag wél delen dat iemand ziek is en hoe lang het ongeveer gaat duren. Maar geen medische details, geen ‘wat-ie heeft’, en geen goedbedoelde interpretaties als “ze is overspannen, denk ik”. Laat dat aan de werknemer of bedrijfsarts over.

Mag ik controleren of iemand écht ziek is?

Jij niet. De arbodienst of bedrijfsarts wel. En je mag van je werknemer eisen dat die meewerkt:

• Door thuis te zijn op afgesproken tijden
• Door op spreekuur te komen bij de arbodienst
• Door bereikbaar te zijn

Maar: je mag niet eisen dat iemand de hele dag thuis blijft, of elke dag bezoek krijgt van de bedrijfsarts. Alleen wat echt nodig is.

In uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld als je vermoedt dat iemand ziek meldt maar elders werkt), mag je verder onderzoek laten doen. Denk aan een recherchebureau, maar alleen met een goede reden.

Mag ik als werkgever praten over beperkingen en re-integratie?

Ja, dat mag, maar wel onder duidelijke voorwaarden. Als werkgever mag je niet zelf bepalen wat een werknemer nog wel of niet aankan. Ook is het belangrijk dat je geen druk uitoefent op basis van je eigen inschatting of onderbuikgevoel.

Wat je wel mag (en moet) doen: samen met de werknemer in gesprek over passende aanpassingen op de werkvloer, zodra de bedrijfsarts de functionele mogelijkheden heeft vastgesteld. Op basis van die medische informatie kun je samen bekijken hoe het werk ingericht kan worden en hoe het re-integratietraject eruit gaat zien.

Samengevat:

Ziekmelding? Blijf netjes aan de juiste kant van de privacylijn.
Stel de juiste vragen, laat medische informatie aan de artsen, en werk samen met jouw arbodienst aan de re-integratie.

Zo blijf je juridisch veilig én houd je het vertrouwen van je werknemers.

Bij Uitgedokterd kunnen wij jou helpen en begeleiden als arbodienst. Neem gerust contact op, we kijken graag wat we voor jullie kunnen betekenen.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens / Salaris van Morgen