Wat is een arbodienst?

Een arbodienst (arbeidsomstandigheden dienst) is een gespecialiseerde organisatie die werkgevers ondersteunt bij het bevorderen van gezonde en veilige arbeidsomstandigheden binnen hun bedrijf. Arbodiensten bieden een breed scala  diensten aan, zoals het uitvoeren van medische keuringen, het begeleiden van zieke werknemers, het uitvoeren van risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E), en het geven van advies over preventieve maatregelen om werkgerelateerde gezondheidsproblemen te voorkomen.

Wat doet de arbodienst voor werknemers?

Arbodiensten spelen een cruciale rol in het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van werknemers. Hun belangrijkste taken zijn onder andere:

• Begeleiding bij ziekteverzuim: Begeleiden van werknemers tijdens ziekte en re-integratieprocessen, inclusief het opstellen van een plan van aanpak en het monitoren van de voortgang.
• Medische keuringen: Uitvoeren van medische keuringen om de geschiktheid van werknemers voor bepaalde functies te beoordelen.
• Preventie: Adviseren over preventieve maatregelen om arbeidsgerelateerde gezondheidsrisico’s te minimaliseren.
• Werkplekonderzoek: Uitvoeren van werkplekonderzoeken om de arbeidsomstandigheden te beoordelen en te verbeteren.
• Training en voorlichting: Geven van trainingen en voorlichting aan werknemers over gezond en veilig werken.
• Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E): Uitvoeren van RI&E om potentiële risico’s op de werkvloer te identificeren en aanbevelingen te doen voor verbeteringen.

Kerndeskundigen van de arbodienst

Een Arbodienst is een organisatie die activiteiten verricht op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn van werknemers zoals genoemd in de Arbeidsomstandighedenwet bijvoorbeeld ter controle en begeleiding van zieke werknemers. Deze taken worden uitgevoerd door kerndeskundigen. De Arbodienst kent de volgende kerndeskundigen:

• Hogere Veiligheidskundige
• Arbeidshygiënist
• Bedrijfsarts (stafarts)
• Arbeids-en Organisatiedeskundige

De kerndeskundigen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de kerntaken van de arbodienst. De Arbodienst voert onderstaande kerntaken uit:

• Opstellen Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)
• Uitvoeren Periodiek Medisch Onderzoek (PMO)
• Uitvoeren functiegerichte Aanstellingskeuringen
• Verzuimbegeleiding

Arbodienst in eigen beheer

Sinds 1 juli 2005 kunnen organisaties er voor kiezen om de arbodienstverlening in eigen beheer te nemen of bij een verzekeraar onder te brengen. Een arbodienst kan zelfstandig georganiseerd zijn (externe arbodienst) of onderdeel uitmaken van het bedrijf (interne arbodienst). Daarnaast kan een organisatie ervoor kiezen om maatwerk af te nemen door separate deskundigen in te schakelen.

Vangnet- Maatwerkregeling

Bij toepassing van de vangnetregeling sluit een organisatie een contract met een wettelijk gecertificeerde arbodienst. Hij doet dit in ieder geval voor bijstand bij de verzuimbegeleiding, deskundige bijstand bij de Risico Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E), aanstellingskeuringen en Periodiek Medisch Onderzoek (PMO). Met andere woorden: als een organisatie een vangnet contract afsluit met een gecertificeerde arbodienst dan neem je in feite een volledig opgetuigde kerstboom af.

Een wettelijk gecertificeerde arbodienst kan alle kerntaken uit voeren door wettelijk verplichte kerndeskundigen in te schakelen en deze kunnen multidisciplinaire en integrale ondersteuning aan werkgevers en werknemers bieden. Een integrale benadering houdt in dat alle kerntaken met elkaar verbonden zijn en slecht los van elkaar functioneren.

Bijvoorbeeld: In de RI&E staat dat er een verhoogde kans bestaat op kanker omdat iemand met Asbest werkt. Als gevolg hiervan dient er en bij indiensttreding een aanstellingskeuring gedaan te worden om een nulmeting te doen. Vervolgens dient er periodiek een medisch onderzoek verricht te worden of er veranderingen zijn opgetreden sinds de aanstellingskeuring en/of de vorige meting. Mocht iemand in die functie onverhoopt toch ziek worden dan is het belangrijk dat de bedrijfsarts tijdens de verzuimbegeleiding van de medewerker op de hoogte is van de RI&E. In deze integrale benadering werken de verschillende kerndeskundigen nauw met elkaar samen. Daarbij is de verzuimbegeleiding en daarmee de bedrijfsarts het sluitstuk. De RI&E, de PMO en indien van toepassing, de aanstellingskeuring zijn allen gericht op preventie en daarmee een zo laag mogelijk verzuim.

Daarnaast werken binnen arbodiensten andere professionals zoals (register) casemanagers,  bedrijfsmaatschappelijk werkers, arbeidsdeskundigen, psychologen, verpleegkundigen, juristen, etc. Binnen de vangnetregeling worden de administratieve processen rond het verzuim, inclusief het vastleggen van gegevens in een geautomatiseerd systeem, meestal ook door de werkgever uitbesteed aan de arbodienst.

Een organisatie kan op basis van eigen motieven kiezen voor toepassing van de vangnetregeling. Naast deze bewuste keuze is het zo dat wanneer een organisatie niet voldoet aan de eisen van de  maatwerkregeling, automatisch de vangnetregeling van toepassing is.

De werknemersvertegenwoordiging heeft adviesrecht bij toepassing van de vangnetregeling en bij de keuze van de gecertificeerde arbodienst.

Maatwerkregeling

Werkgevers kunnen deze deskundige ondersteuning inkopen bij een gecertificeerde arbodienst dat heet de vangnetregeling. De arbodienst beschikt over de vier kerndeskundigen die deze wettelijke taken mogen uitvoeren. Sinds de invoering van de maatwerkregeling mag de werkgever ook kiezen voor een alternatief: hij kan zelf de kerndeskundigen kiezen die hij nodig heeft. De vier kerndeskundigen zijn: de geregistreerde bedrijfsarts (voor de verzuimbegeleiding en uitvoering PMO) en de gecertificeerde arbeids- en organisatiedeskundige, de arbeidshygiënist en de veiligheidskundige voor andere taken zoals het toetsen van de RI&E. De werknemers- vertegenwoordiging heeft instemmingsrecht bij toepassing van de maatwerkregeling. Als een Organisatie geen OR heeft, dan is maatwerk geen optie. De organisatie valt dan automatisch onder de vangnetregeling en bent wettelijk verplicht een Basiscontract te sluiten met een gecertificeerde arbodienst. In beide gevallen moet je als werkgever uiteraard voldoen aan de eisen die worden gesteld in de basisovereenkomst arbodienstverlening.

Naast het inschakelen van kerndeskundigen betekent het in veel gevallen ook het beschrijven van werkprocessen, het inregelen van werkprocessen en systemen en intern opleiden van mensen om de coördinerende rollen te vervullen. Dat maakt dat de maatwerkregeling in de praktijk vooral wordt toegepast in grotere organisaties. Er moet bij toepassing van de maatwerkregeling worden voldaan aan twee hoofdvoorwaarden:

1. Overeenstemming met de werknemersvertegenwoordiging (OR, personeelsvertegenwoordiging) of via de CAO over de wijze van uitvoering van het arbo- en verzuimbeleid met toepassing van de maatwerkregeling. Deze overeenstemming betekent meer dan het bekende instemmingsrecht. De werkgever heeft met de werknemersvertegenwoordiging overeenstemming over het beleid en de uitvoering van het arbo- en verzuimbeleid. Deze overeenstemming moet schriftelijk zijn vastgelegd. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, is een maatwerkregeling niet mogelijk en valt de werkgever automatisch terug op de vangnetregeling.
2. Een contract met een bedrijfsarts voor bijstand bij de verzuimbegeleiding, aanstellingskeuring en PMO. Dit kan door deze in dienst te nemen, door deze extern in te huren of via een arbodienst in te schakelen. Ook combinaties van deze opties zijn mogelijk. Ook al is een Casemanager geen kerndeskundige is het wel aan te bevelen om een casemanager in te schakelen of in dienst te nemen.

Werkgevers hebben soms te veel aandacht voor verzuimreductie en te weinig voor preventie. De effectiviteit van de maatwerkregeling wordt bepaald door de samenwerking tussen de werkgever, de werknemer en dienstverlener(s) die wordt  ingeschakeld.

Binnen de maatwerkregeling is het waarborgen van de privacy van de werknemer een speciaal aandachtspunt. Er moet exact beschreven worden in welke registraties, op welke manier, op basis van welke grondslag en met welk doel de werkgever persoonsgegevens (ook privacygevoelige gegevens) van werknemers vastlegt in personeelsregistraties. De werkgever moet deze personeelsregistraties aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit geldt dus ook voor een door de werkgever aan de bedrijfsarts beschikbaar gesteld elektronisch dossier, waarin de arts gezondheidsgegevens van contacten met werknemers vastlegt. Het spreekt voor zich dat de toegang tot en de beveiliging van een dergelijk systeem aan hoge eisen moet voldoen. Binnen de vangnetregeling ligt deze taak bij de Arbodienst en is de verantwoordelijkheid omtrent verwerking van gegevens geregeld in een verwerkersovereenkomst.

Wanneer een arbodienst Inschakelen?

Werkgevers moeten een arbodienst inschakelen in verschillende situaties, waaronder:

• Ziekteverzuim: Bij het begeleiden van werknemers die ziek zijn geworden en het opstellen van re-integratieplannen.
• Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E): Voor het uitvoeren van een RI&E en het opstellen van een plan van aanpak voor arbeidsrisico’s.
• Preventieve maatregelen: Bij het implementeren van preventieve maatregelen om werkgerelateerde gezondheidsrisico’s te verminderen.
• Medische keuringen: Voor het uitvoeren van periodieke medische keuringen, zoals bij risicovolle beroepen of aanstellingskeuringen.

Kosten arbodienst

De kosten van een arbodienst kunnen variëren afhankelijk van de omvang van de diensten en de grootte van het bedrijf. De kosten kunnen bestaan uit een vast bedrag per werknemer per jaar of specifieke tarieven voor afzonderlijke diensten zoals RI&E, verzuimbegeleiding, medische keuringen, en advies. Het is belangrijk voor werkgevers om bij het afsluiten van een contract met een arbodienst duidelijke afspraken te maken over de kosten en de te leveren diensten.

Arbodienst verzekering

Werkgevers kunnen zich verzekeren tegen de kosten van verzuimbegeleiding en de diensten van een arbodienst door middel van een verzuimverzekering. Een verzuimverzekering dekt de kosten van loondoorbetaling bij ziekte, evenals de kosten van begeleiding en re-integratie door een arbodienst. Dit biedt financiële bescherming voor de werkgever tegen de gevolgen van langdurig ziekteverzuim en zorgt ervoor dat werknemers de benodigde begeleiding en ondersteuning krijgen om weer aan het werk te gaan.